Polityka prywatności serwisu ZMS PUM

Użytkowniku,

mając na uwadze prywatność osób korzystających z usług świadczonych przez serwis Zakładu Medycyny Sądowej Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie (dalej: „ZMS”), poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych, plikach cookies i innych wykorzystywanych technologiach.
Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie dokłada wszelkich starań, aby chronić dane osobowe Użytkowników przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich, stosując m.in. zapory sieciowe, mechanizmy szyfrowania oraz techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa serwerów.

Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki prywatności przyjmuje się poniższe pojęcia:
SERWIS/PORTAL ZMS – strona WWW dostępna pod adresem https://zms.pum.edu.pl oraz wszystkie usługi świadczone w tej domenie, w szczególności informacje o działalności jednostki, materiały informacyjne, formularze, dokumenty oraz inne funkcjonalności udostępniane w ramach serwisu.
UŻYTKOWNIK – osoba fizyczna, która dobrowolnie korzysta z usług dostępnych w Serwisie ZMS, w szczególności osoba przeglądająca zasoby serwisu, kierująca zapytanie, korzystająca z formularza albo przekazująca dokumenty związane z działalnością jednostki.
PRZETWARZANIE DANYCH – jakakolwiek operacja na danych osobowych, w szczególności: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, organizowanie, porządkowanie, adaptowanie lub modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, pobieranie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, usuwanie lub niszczenie.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
ADMINISTRATOR – Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie.

Zakres przetwarzanych danych

W ramach korzystania z Serwisu ZMS mogą być przetwarzane następujące dane Użytkowników:

1. Dane wprowadzane dobrowolnie przez Użytkownika, w szczególności:
   •    dane identyfikacyjne i kontaktowe przekazywane w korespondencji lub formularzach;
   •    dane zawarte w przesyłanych dokumentach, pismach lub zgłoszeniach;
   •    dane podawane w formularzach dostępnych w serwisie, jeżeli takie formularze są udostępnione.
2. Informacje uzyskiwane podczas korzystania z Portalu, w tym:
   •    informacje w dziennikach serwerów, w szczególności żądanie strony wysyłane przez Użytkownika, data i godzina żądania oraz wysłania odpowiedzi, dane urządzenia, nazwa i wersja przeglądarki, język przeglądarki, typ systemu operacyjnego;
   •    adres IP;
   •    pliki cookies oraz podobne technologie.
   •    dane telemetryczne wynikające z obsługi usług elektronicznych.

W związku ze specyfiką działalności jednostki, w serwisie mogą być również udostępniane formularze lub pliki obejmujące dane szczególnych kategorii, jeżeli wynika to z charakteru sprawy lub rodzaju świadczonych czynności.
Przykładem takiego dokumentu może być formularz „Skierowanie na badanie toksykologiczne”, obejmujący m.in. PESEL, adres, numer telefonu oraz dane dotyczące zdrowia.
Zakres danych przetwarzanych w poszczególnych funkcjonalnościach Serwisu ZMS może się różnić; szczegółowe informacje mogą być prezentowane w panelach powiązanych z daną usługą, formularzem lub dokumentem. 

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie z siedzibą w Szczecinie, ul. Rybacka 1, 70-204 Szczecin.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych PUM jest możliwy pod numerem tel. 91 480 07 90 lub adresem e-mail: iod@pum.edu.pl.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych w ZMS

Dane osobowe Użytkowników Serwisu ZMS są przetwarzane w szczególności w następujących celach:

1. Obsługa kontaktu z Użytkownikiem, w tym odpowiedzi na zgłoszenia, pytania, wnioski oraz korespondencję kierowaną za pośrednictwem serwisu lub poczty elektronicznej.
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO – wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym albo prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowej obsługi zapytań i komunikacji.
2. Realizacja zadań statutowych, organizacyjnych, dydaktycznych, administracyjnych i publicznych jednostki. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO – wykonanie obowiązku prawnego lub zadania realizowanego w interesie publicznym.
3. Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu ZMS, w tym administrowanie serwisem, ochrona przed nadużyciami, diagnostyka błędów oraz utrzymanie ciągłości działania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.
4. Prowadzenie wewnętrznych celów administracyjnych, technicznych, analitycznych i statystycznych, jeżeli są one realizowane w ramach funkcjonowania serwisu.
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.
5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z korzystaniem z Serwisu ZMS albo z realizacją spraw prowadzonych przez jednostkę.
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie przed roszczeniami.
6. W przypadkach, w których przetwarzanie obejmuje dane szczególnych kategorii, w tym dane dotyczące zdrowia, podstawą przetwarzania może być również art. 9 ust. 2 RODO, jeżeli znajduje zastosowanie do konkretnej sprawy.

Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu ZMS może być niezbędne do ich realizacji; brak podania danych może skutkować brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi, przyjęcia zgłoszenia, rozpatrzenia sprawy lub realizacji badania.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności:

• dane związane z korespondencją, formularzami i zgłoszeniami – do czasu zakończenia obsługi sprawy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub niezbędny do obrony przed roszczeniami;
• dane przetwarzane w związku z realizacją zadań jednostki – przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa oraz zasadami archiwizacji;
• dane przetwarzane dla celów analitycznych i statystycznych – do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności danych albo skutecznego zgłoszenia sprzeciwu, jeśli ma zastosowanie;
• dane zawarte w logach – zgodnie z okresami przechowywania określonymi w wewnętrznych politykach bezpieczeństwa i administracji systemami IT;
• dane związane z dokumentacją badań lub dokumentami przekazywanymi do jednostki – przez okres wymagany przepisami prawa i zasadami archiwizacji obowiązującymi u Administratora.
• dane przetwarzane w ramach logów serwerowych (takie jak adres IP, data i godzina zdarzenia) przechowywane są przez okres 90 dni, chyba że przepisy szczególne lub potrzeby bezpieczeństwa IT wymagają dłuższego okresu archiwizacji

Dalsze przetwarzanie danych może nastąpić, jeżeli jest wymagane przez przepisy prawa lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkowników Serwisu ZMS mogą być udostępniane:

1. podmiotom, którym Administrator jest zobowiązany udostępnić dane na podstawie przepisów prawa;
2. podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi wspierające wykonywanie zadań, w szczególności usługi informatyczne, serwisowe, hostingowe, prawne, organizacyjne lub techniczne – na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych albo innych właściwych podstaw współpracy;
3. podmiotom zaangażowanym w utrzymanie i rozwój serwisu lub obsługę jego infrastruktury technicznej.

Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych, w przypadkach przewidzianych w RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl.

Aby mieć pewność co do tożsamości osoby korzystającej z przysługujących praw, Administrator może poprosić o podanie dodatkowych informacji niezbędnych do jej identyfikacji.
Dane osobowe Użytkowników co do zasady nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany ani do profilowania w rozumieniu RODO.

Logi serwerów

Korzystanie z Serwisu ZMS wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, a każde takie zapytanie jest zapisywane w logach serwera.
Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL, a zapisowi mogą podlegać:

1. czas nadejścia zapytania;
2. czas wysłania odpowiedzi;
3. nazwa klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP;
4. informacje o błędach, jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP;
5. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Użytkownika, jeśli przejście do Serwisu nastąpiło przez odnośnik;
6. informacje o przeglądarce Użytkownika;
7. informacje o adresie IP.

Dane zapisane w logach serwera nie są co do zasady kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi z Serwisu ZMS oraz nie są wykorzystywane przez Administratora w celu identyfikacji Użytkownika, chyba że jest to niezbędne w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym lub obowiązkiem prawnym.
Logi serwera są materiałem pomocniczym służącym do administrowania Serwisem ZMS, a ich zawartość jest ujawniana wyłącznie osobom upoważnionym do administrowania systemem oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Polityka plików cookies

Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

1. zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej;
2. utrzymania sesji użytkownika, jeżeli serwis wykorzystuje funkcjonalności wymagające sesji;
3. zapamiętywania ustawień i preferencji użytkownika;
4. tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze stron internetowych, jeżeli takie narzędzia zostały wdrożone zgodnie z prawem;
5. poprawnego renderowania elementów dynamicznych strony, jeżeli takie elementy są wykorzystywane.

W ramach Portalu ZMS mogą być stosowane dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” oraz „stałe”. Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi przechowywanymi w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki. „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w ich parametrach lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
W zależności od funkcji i konfiguracji serwisu mogą być stosowane również cookies niezbędne, funkcjonalne, analityczne oraz cookies pochodzące od podmiotów trzecich, jeżeli wdrożono rozwiązania zewnętrzne.
W wielu przypadkach oprogramowanie do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę cookies lub informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwościach i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej.
Administrator informuje, że ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie ZMS.
Cookies niezbędne służą zapewnieniu podstawowych funkcji strony i nie wymagają zgody użytkownika w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów, natomiast cookies analityczne, funkcjonalne lub pochodzące od podmiotów trzecich mogą wymagać uprzedniej zgody użytkownika, jeżeli nie są niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną lub transmisji komunikatu. Jeżeli w Serwisie ZMS stosowane są cookies wymagające zgody (np. analityczne Google Analytics), są one uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody przez Użytkownika za pośrednictwem banera/centrum zarządzania zgodami na cookies. Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana poprzez zmianę ustawień w tym banerze/centrum lub w przeglądarce

GOOGLE ANALYTICS

Ze względów analityczno‑statystycznych Administrator może korzystać z Google Analytics, które stanowi jedno z narzędzi informatycznych udostępnianych przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google”). Dzięki Google Analytics możliwe jest zebranie anonimowych informacji na temat odwiedzin w Serwisie ZMS za pomocą kodu śledzącego przyporządkowanego domenie Serwisu, w szczególności: wyświetlane podstrony, czas spędzony w Serwisie oraz przejścia pomiędzy podstronami, co umożliwia stałe podnoszenie jakości i użyteczności Serwisu.
Google Analytics bazuje na informacjach pozyskanych w związku z korzystaniem z usług Google (np. wyszukiwane frazy, oglądane treści, aktywność w witrynach i aplikacjach korzystających z usług Google, historia przeglądania w przeglądarce Chrome synchronizowanej z kontem Google). Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania danych przez Google znajdują się w polityce prywatności Google, dostępnej pod adresem: https://policies.google.com/privacy?hl=pl.
Użytkownik może zablokować udostępnianie Google Analytics informacji o swojej aktywności, postępując zgodnie z instrukcją: https://support.google.com/analytics/answer/181881?hl=pl lub instalując wtyczkę do przeglądarki: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en‑GB.
Przetwarzanie danych w ramach Google Analytics może wiązać się z przekazywaniem danych do państw trzecich (w szczególności USA) na podstawie mechanizmów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych, stosowanych przez Google (np. standardowe klauzule umowne).

Sposób realizacji obowiązku informacyjnego

Niniejsza Polityka prywatności ma charakter ogólny i dotyczy korzystania z Serwisu ZMS jako całości. W przypadku poszczególnych usług, formularzy lub dokumentów udostępnianych w Serwisie ZMS Administrator może przekazywać dodatkowe, bardziej szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (np. zakres danych, szczegółowe podstawy prawne, odbiorcy, okres przechowywania) w postaci odrębnych klauzul informacyjnych, komunikatów lub paneli informacyjnych powiązanych z daną funkcjonalnością.
W razie rozbieżności między niniejszą Polityką a treścią szczegółowej klauzuli informacyjnej, pierwszeństwo ma klauzula odnosząca się do konkretnej usługi lub formularza.

Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności.
Informacja o zmianie zostanie podana w Serwisie ZMS wraz z zestawieniem najważniejszych zmian, a w przypadku istotnych modyfikacji może zostać przekazana także innymi dostępnymi kanałami komunikacji.